월간 보고서를 만드는 데 지금 얼마나 걸리는가. 1시간? 2시간? 솔직하게 세어보면 생각보다 길다. 지난달 데이터를 찾고, 보고서 양식을 열고, 숫자를 하나씩 옮겨 넣고, 계산이 맞는지 확인하고, 그래프를 정리하고, 전월 대비를 계산하고. 그러다 숫자 하나가 틀리면 다시 처음으로 돌아간다.
이 작업이 매달 반복된다. 데이터는 이미 다 있는데, 옮겨 넣는 일에 시간을 쓴다.
한 번만 제대로 만들어두면 이후엔 달라진다. 일별 데이터를 쌓아두기만 하면 보고서가 자동으로 완성되는 구조다. 처음 만드는 데 두 시간이 걸려도, 그 이후 매달 아끼는 시간이 훨씬 크다.
구조는 두 개 시트면 된다
하나는 매일 데이터를 넣는 입력 시트, 하나는 그 데이터를 집계해서 보여주는 보고서 시트다. 입력 시트에 행 하나만 추가하면 보고서 시트의 숫자가 바뀐다. 보고서 시트를 직접 건드릴 일이 없다.
입력 시트에 매일 기록하는 항목은 여섯 가지다. 날짜, 출고 건수, 오피킹 건수, 피킹 건수, 당일 처리 건수, 투입 인시. 마감 후 5분이면 된다.
보고서 시트의 핵심 수식
월별 집계는 SUMIFS로 날짜 범위를 걸면 된다.
월 총 출고:
=SUMIFS(입력!B:B,
입력!A:A, ">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1),
입력!A:A, "<"&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY())+1,1))
월 오피킹률:
=SUMIFS(오피킹열...) / SUMIFS(피킹열...) * 100
월 평균 UPH:
=SUMIFS(피킹열...) / SUMIFS(투입인시열...)
DATE 함수 안의 월 숫자만 바꾸면 어떤 달이든 같은 수식으로 계산된다. 매달 보고서를 새로 만들 필요가 없다. 탭 하나를 복사하고 월 숫자만 고치면 된다.
전월 대비를 자동으로 넣으면 보고서가 달라진다
숫자만 나열된 보고서와 전월 대비가 함께 있는 보고서는 읽히는 방식이 다르다. “오피킹률 0.41%”는 좋은 건지 나쁜 건지 맥락 없이는 알 수 없다. “오피킹률 0.41%, 전월 0.58% 대비 0.17%p 개선”은 바로 읽힌다.
전월 대비 변화율 = (이번달 - 전달) / 전달 × 100
이 수식에 조건부 서식으로 개선이면 초록색, 악화면 빨간색을 넣어두면 보고서를 열었을 때 숫자를 읽기 전에 색이 먼저 상황을 알려준다.
한 가지만 조심하면 된다
월이 바뀌는 경계에서 날짜 조건이 제대로 작동하는지 반드시 확인해야 한다. 특히 1월과 12월처럼 연도가 바뀔 때 DATE 함수 안의 월 계산이 이상하게 될 수 있다. 처음 만들고 나서 12월 → 1월 전환 시점을 시뮬레이션해서 수식이 맞게 작동하는지 테스트해두면 나중에 당황하지 않는다.
이 구조가 자리를 잡으면 보고서 만드는 날이 달라진다. 데이터 찾고 옮기는 시간이 사라지고, 숫자를 읽고 해석하는 시간이 생긴다. 그게 원래 보고서를 만드는 이유였을 것이다.