거래처별 월 청구액을 정리하다가 이상한 걸 발견한 적이 있다. A거래처는 월 220만원을 청구하는데 늘 일이 매끄럽게 돌아갔다. B거래처는 180만원으로 작은데 뭔가 늘 손이 갔다. 반품 연락이 자주 오고, CS 대응 시간도 길었다. 그런데 숫자로는 B가 더 작은 거래처니까 크게 신경 안 썼다.
원가를 항목별로 분해해봤을 때 생각이 바뀌었다. A는 92만원이 남았고, B는 5만원이 남았다. 청구액 차이는 40만원인데, 실수익 차이는 87만원이었다. B거래처의 반품 처리와 CS 대응 비용이 그 차이를 만들고 있었다.
왜 이런 차이가 생기는가
청구액만 보면 두 거래처의 차이는 40만원이다. 그런데 각 거래처를 실제로 처리하는 데 드는 비용은 다르다. 피킹·패킹 원가, 보관 원가는 거래처마다 비슷한 수준일 수 있다. 하지만 반품 처리 건수가 많으면 그만큼 시간이 더 들고, CS 대응 시간이 길면 그것도 인건비가 된다. 이 부분이 청구액에 반영되지 않으면 실수익이 생각보다 훨씬 낮아진다.
이걸 파악하려면 거래처별로 원가를 항목별로 쪼개야 한다.
추적해야 하는 원가 항목들
다섯 가지다. 피킹·패킹 원가는 처리 건수에 건당 원가를 곱한다. 보관 원가는 점유 팔레트 수에 일 단가와 날수를 곱한다. 반품 처리 원가는 반품 건수에 건당 처리 시간을 곱해 인건비로 환산한다. CS·클레임 대응 원가는 월 총 대응 시간에 시급을 곱한다. 입고 검수 원가는 입고 건수에 검수 시간과 인건비를 곱한다.
이 다섯 항목을 모두 정확히 추적하기 어렵다면, 반품 건수와 CS 대응 시간부터 시작해도 된다. 이 두 항목이 거래처 간 수익성 차이를 만드는 가장 큰 변수다.
엑셀 템플릿 구성
거래처를 행으로, 원가 항목을 열로 배치한다. 마지막 두 열에 실수익과 수익률이 자동으로 계산되게 수식을 넣는다.
실수익 = 청구액 - 피킹원가 - 보관원가 - 반품원가 - CS원가 - 검수원가
수익률(%) = 실수익 / 청구액 × 100
수익률 열에 조건부 서식을 넣어두면 한눈에 보인다. 30% 이상은 초록색, 15~30%는 노란색, 15% 미만은 빨간색으로 설정하면 된다. 탭을 열었을 때 빨간 행이 보이면 그 거래처의 원가 구조를 들여다봐야 한다는 신호다.
이 숫자로 무엇을 할 수 있는가
단가 재협의의 근거가 된다. “반품률이 높아서 처리 비용이 많이 나온다”는 말보다 “지난 3개월 반품 처리 원가가 월 평균 28만원이다”가 훨씬 설득력이 있다. 숫자를 보여주면 거래처도 반박하기 어렵고, 개선할 지점이 어디인지도 같이 이야기할 수 있다.
서비스 우선순위 조정에도 쓸 수 있다. 피크 시간에 처리 순서를 정할 때, 수익률이 높은 거래처를 우선하는 게 합리적이다. 모든 거래처를 똑같이 대우할 이유는 없다.
처음 이 계산을 해보면 예상치 못한 거래처에서 낮은 수익률이 나오는 경우가 많다. 숫자를 보기 전까지는 몰랐던 것을 데이터가 보여준다.