🏭 3PL 창고 실무 시리즈 #3
입고 검수 기준 세우는 법 — 받아야 할 것과 돌려보내야 할 것
수량 차이, 외부 파손, 라벨 오류 — 입고 단계에서 놓치면 끝까지 문제가 된다
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📌 이 글에서 다루는 것
- 입고 검수가 왜 창고 운영의 시작이자 가장 중요한 단계인가
- 검수 5단계 — 현장 순서대로 풀어낸 체크리스트
- 수량 차이·외부 파손·라벨 오류·불량품 — 유형별 처리 기준
- 검수 거절(입고 반려) 기준과 셀러에게 통보하는 방법
입고 검수, 왜 이 단계가 결정적인가
창고에서 일어나는 모든 재고 오류는 결국 두 지점에서 만들어진다. 입고할 때 놓친 것, 그리고 출고할 때 놓친 것. 그중 입고 단계의 오류는 나중에 발견될수록 책임 소재가 불분명해지고 손실이 커진다.
예를 들어 100개를 받아야 할 상품이 실제로 95개만 들어왔는데 입고 확정을 100개로 했다면? 재고 불일치가 생기고, 셀러는 없는 재고에 주문이 들어와 품절 클레임을 맞는다. 입고 단계에서 5분 더 쓰면 나중에 5시간을 아낄 수 있다.
입고 검수 5단계
1
ASN 대조 — 예정 물량 확인
차량 도착 전 WMS에서 해당 거래처의 ASN(사전 입고 통지)을 열어 예정 품목·수량을 확인한다. ASN이 없는 경우 담당 셀러에게 먼저 연락 후 처리한다. ASN 없는 입고는 처리 보류가 원칙이다.
2
외박(외부 파손) 확인 — 하차 중 동시 진행
박스를 내리면서 외부 파손(찌그러짐, 젖음, 테이프 뜯김)을 육안으로 확인한다. 외박 발견 즉시 사진을 찍어 기록한다. 이 단계에서 증빙을 남겨야 나중에 책임 소재를 명확히 할 수 있다.
3
수량 실사 — 박스 수 + 낱개 수
박스 단위 수량을 먼저 세고, ASN에 낱개 단위 수량이 기재된 경우 샘플 개봉해 내용물 수를 확인한다. 전수 개봉 검수는 계약에 명시된 경우에만 진행하며, 추가 비용이 발생할 수 있다.
4
바코드·라벨 확인
SKU 바코드가 부착되어 있는지, WMS에 등록된 바코드와 일치하는지 스캔으로 확인한다. 라벨 없는 상품은 라벨링 작업이 추가되며 비용이 발생한다. 라벨 오류(잘못된 바코드)는 즉시 셀러에게 통보해야 한다.
5
내박(내부 파손) 샘플 검수 + WMS 입고 확정
외박 의심 박스나 계약에 따른 비율 샘플을 개봉해 내부 상품 상태를 확인한다. 이상 없으면 WMS에 실제 수량 기준으로 입고 확정한다. ASN 수량과 다를 경우 차이 사유를 기록하고 셀러에게 통보한다.
유형별 처리 기준표
| 이슈 유형 | 판단 기준 | 처리 방법 | 셀러 통보 |
|---|---|---|---|
| 수량 부족 | ASN 대비 실입고 수량 적음 | 실수량으로 입고 확정, 차이 수량 기록 | 즉시 필수 |
| 수량 초과 | ASN 대비 실입고 수량 많음 | 초과분 별도 보관 후 셀러 지시 대기 | 즉시 필수 |
| 외박(외부 파손) | 박스 외관 훼손, 사진 증빙 있음 | 내부 확인 후 불량 분리, 정상품만 입고 | 즉시 필수 |
| 내박(내부 파손) | 개봉 시 상품 훼손 확인 | 불량품 별도 보관, 재판매 여부 셀러 결정 | 즉시 필수 |
| 라벨 없음 | 바코드 미부착 | 라벨링 작업 후 입고 (추가 비용 발생) | 당일 통보 |
| 라벨 오류 | 스캔 시 WMS 불일치 | 입고 보류, 셀러 확인 후 재작업 | 즉시 필수 |
| 유통기한 임박 | 잔여 기간이 계약 기준 미달 | 계약 기준에 따라 입고 거절 또는 별도 보관 | 즉시 필수 |
| ASN 없음 | 사전 통지 없이 물건만 도착 | 처리 보류, 셀러 ASN 제출 후 진행 | 즉시 필수 |
입고 거절(반려) 기준
모든 이슈를 받아서 처리할 수는 없다. 아래 조건에 해당하면 입고 자체를 거절하고 차량을 되돌리는 것이 원칙이다.
입고 반려 판단 기준
- ASN 전혀 없고 셀러 연락도 되지 않는 경우
- 입고 물품이 계약 품목과 전혀 다른 경우 (오배송)
- 유통기한이 계약 최소 잔여 기간을 이미 초과한 경우
- 검역·통관 서류 미비 (수입 상품의 경우)
- 위험물·특수 보관 필요 물품인데 창고 시설 미구비
- 파손 비율이 전체 물량의 30% 초과 (계약에 따라 기준 상이)
⚠️ 반려 시 반드시 남겨야 할 것
반려 결정 시 사진 증빙, 반려 사유 기록, 셀러 통보 시각을 반드시 남겨야 한다. 이후 셀러와 분쟁이 생겼을 때 증빙이 없으면 창고 측이 불리해진다. “말로 전달했다”는 것은 증거가 되지 않는다.
셀러 입장에서 — 입고 전 준비 체크리스트
셀러가 입고 전 확인해야 할 것
- ASN을 입고 예정일 최소 1일 전 창고에 전송했는가
- 모든 상품에 WMS 등록 바코드가 부착되어 있는가
- 박스 외부에 품목명·수량·거래처명이 표기되어 있는가
- 식품·화장품의 경우 유통기한이 계약 기준(보통 잔여 6개월 이상)을 충족하는가
- 창고에서 요구하는 박스 규격(최대 무게·크기)을 초과하지 않는가
💡 현직자 조언
입고 전 가장 많이 발생하는 문제는 ASN 미전송과 바코드 미부착이다. 이 두 가지만 지켜도 입고 당일 처리 지연의 70%를 막을 수 있다. 창고에서 라벨링 작업을 대신해주긴 하지만 그만큼 비용이 붙고 처리 시간이 늘어난다는 점을 기억해야 한다.
📌 핵심 정리
- 입고 검수는 ASN 대조 → 외박 확인 → 수량 실사 → 라벨 확인 → 내박 샘플 검수 → WMS 확정 5단계로 진행한다.
- 수량 차이·파손·라벨 오류는 유형별로 처리 기준이 다르며, 모든 이슈는 즉시 셀러에게 사진 증빙과 함께 통보해야 한다.
- 셀러는 ASN 사전 전송과 바코드 부착만 지켜도 입고 지연의 대부분을 예방할 수 있다.